广东交通职业技术学院采购工作管理办法

第一章 总 则

第一条  为进一步规范学院采购管理工作，根据国家有关法律法规及上级相关文件精神，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条  学院各部门使用学院资金（含财政、科研、培训等资金）采购货物、服务和工程适用本办法。

第三条  学院采购是指以合同方式有偿取得货物、服务和工程的行为。采购项目兼有货物、服务或工程两种以上的采购对象，按采购对象所占资金比例最高者确认其归属。

第四条  学院采购分为集中采购和分散采购两种形式。广东省政府集中采购目录内和预算金额达到院内集中采购限额标准以上的项目实行集中采购，集中采购以外的项目实行分散采购。如表1所示。

表1                            采购形式

第五条 学院采购项目类型。如表2所示。                    

表2                           采购项目类型

第二章  组织机构及职责

第六条  学院采购按照决策、执行、监督三者分离的要求，实行监督管理职能与操作执行职能相分离的管理体系，遵循“程序合法、权利制衡、终身留痕”的原则。

第七条  学院采购工作决策机构是院长办公会，负责学院中型及以上采购项目的立项审定工作。学院成立采购工作领导小组，由分管采购工作的院领导任组长，成员由采购、教务、计划财务、后勤基建、科技、监察审计、信息管理等相关职能部门负责人组成。采购工作领导小组的主要职责：

（一）修订学院采购工作的规章制度；

（二）审议学院采购工作中的重大或者特殊事项；

（三）指导和协调处理采购工作中的问题，总结学院采购工作。

第八条  执行机构

学院采购工作领导小组下设采购工作办公室（以下简称“采购办”），与资产管理处合署办公，其主要职责：

（一）负责起草学院采购工作的规章制度及实施办法；

（二）负责编制及报送政府采购计划；

（三）负责组建和管理学院“评标专家库”；遴选学院招标代理机构；

（四）负责组织学院集中采购活动，包括受理采购项目资料，审核采购方式，编制招标文件，确定学院评委人选并授权其参加招标代理机构组织的开标、评标活动，发布采购信息和采购结果公告等；

（五）负责主办大型及以上采购项目的合同文本，指导中型及以下采购项目合同文本的办理；

（六）负责组织采购项目的验收，实施重大型采购项目的验收，委托大型及以下采购项目的验收；

（七）指导和监督分散采购项目的采购；

（八）负责收集、整理、归档招标采购资料。

第九条  监督机构

学院监察审计部门是学院采购工作的监督机构，负责学院采购工作全过程的监督。其主要职责：

（一）负责监督各部门是否履行采购各环节的工作职责;

（二）负责审计采购活动的真实性、合法性和效益性。

第十条  其他部门的主要职责

为规范工作流程，强化、细化职责，明确项目负责人为第一责任人。其他部门的主要职责如表3所示。

表3                       其他部门的主要职责    

第三章  采购方式

第十一条  采购方式

（一）公开招标；（二）邀请招标；（三）竞争性谈判；（四）单一来源采购；（五）询价；（六）相关法律法规和规定认可的其他采购方式。

第四章  集中采购

第十二条  采购控制价

（一）预算金额在10万元以上（含10万元）的货物及服务类项目，使用部门应通过市场调研确定经费预算，报项目经费管理部门组织专家对其预算进行核定；

（二）预算金额在20万元以下的工程类项目，原则上要求同类项目合并成一个项目采购，并由基建部门自行或委托有资质的工程造价公司编制控制价；预算金额在20万元以上（含20万元）的工程类项目，应聘请有资质的工程造价公司编制控制价；工程项目如有安全或技术要求需要进行设计的，基建部门应委托具有相应设计资质的单位承担。

第十三条  集中采购程序（详见《广东交通职业技术学院采购工作管理流程》（附件1））。

（一）立项论证及审批

每年11月底前，相关管理部门根据职责、用户需求，组织有关人员进行项目初步筛选、排序。学院中型及以上采购项目，在组织专家进行技术论证后(预算资金在100万元以上的项目，必须有1名以上校外专家参加论证)，于每年12月底前提交院长办公会议审定。

立项论证流程（详见《广东交通职业技术学院采购项目立项论证流程》（附件2））；立项论证方案基本内容（详见《广东交通职业技术学院采购项目立项论证方案样板》（附件3））。

（二）提交采购计划

1、每年3月15日前，项目经费管理部门根据院长办公会议审定通过的立项论证项目清单（含备选项目），填报《广东交通职业技术学院采购项目计划表》（详见附件4），提交采购办汇总。

2、每季度末，各使用部门根据前期确定的协议采购项目清单，向采购办提交《采购项目立项论证方案》或《广东交通职业技术学院办公用品、设备申购表》（附件5），由采购办汇总。

（三）确定采购方式

1、属政府采购目录以内协议采购的项目，由采购办统一采购或报送政府采购中心统一采购。

2、属政府集中采购项目，由采购办报送上级部门实施采购。政府集中采购一般采用公开招标方式。若要采用公开招标以外的方式采购，须满足相关条件并报上级部门批准。

3、属院内集中采购的项目，一般由学院委托的招标代理机构组织公开招标。如实行院内自行采购，需另填写《广东交通职业技术学院院内自行采购呈批表》（附件6）。

院内集中采购项目有下列情形之一的，由使用部门提出书面申请，经采购办负责人审核、报主管采购工作院领导审批后，由采购办组织或委托使用部门采用院内自行采购公开招标以外的方式采购：

（1）招标文件无不合理条款、招标程序符合规定，经委托公开招标未能成功的；

（2）采购项目有特殊技术要求或有专门规定的；

（3）符合资格条件的供应商只有一家的；

（4）采用公开招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（5）采用公开招标方式费用占学院采购项目总价值比例过大的；

（6）在特殊情况下，因使用部门或学院紧急需要的、经学院采购工作领导小组认定的其他采购项目。

（四）实施采购

1、政府采购目录内的协议采购项目

由采购办按政府协议采购规定时间及要求，统一在政府采购平台上进行协议采购或上报政府采购中心统一集中采购，如上级部门颁布协议采购有新规定，则按其执行。

2、政府集中采购项目

1）年初安排预算的采购项目，在当年5月1日（工程类项目4月15日）前，向采购办提交《立项论证报告》（大型及以上项目）及用户需求书（技术参数）等材料;

2）年中调整或追加预算以及年初备选的采购项目，在当年6月20日前，向采购办提交《立项论证报告》（大型及以上项目）及用户需求书（技术参数）等材料。

由采购办报送上级部门审批后，按相关规定委托招标代理机构实施采购。

3、院内集中采购项目

1）年初安排预算的采购项目，在当年5月1日（工程类项目4月15日）前，向采购办提交《立项论证报告》（中型项目）或申请报告（小型项目）及用户需求书（技术参数）;

2）年中调整或追加预算以及年初备选的采购项目，在当年6月20日前，向采购办提交《立项论证报告》或申请报告以及用户需求书（技术参数）等材料。

由采购办根据项目具体情况实施采购。

4、招标文件编制、会审、审批

采购项目招标文件由采购办起草，招标文件采用会审制，招标文件会审、审批权限如表4所示。

表4                    招标文件的审核、审批权限

招标文件审批按《广东交通职业技术学院采购项目招标文件审批表》（附件7）执行。

第十四条  学院采购办应建立和健全评标专家库人员使用与管理制度。未委托学院招标代理机构采购的院内集中采购项目，招标时应成立评标小组，小组成员由经费管理部门、项目使用部门各1人以及学院部分评标专家库成员组成，必要时可聘请校外专家作为评标小组成员。评标小组成员总人数为3人及以上的单数。

采购流程详见《广东交通职业技术学院集中采购实施流程》（附件8）。

第五章  分散采购

第十五条  分散采购，也称为部门自行采购，是指项目使用或项目经费管理部门实施学院集中采购范围以外的自行采购活动。

第十六条  货物及服务类项目供应商的选定

货物及服务类项目，根据项目需求进行市场调查，遵循“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，其中，软件及电子资源类等项目，在实施分散采购前，使用部门应组织包括学院信息管理部门在内的专家，按《学院采购项目立项论证方案样板》基本内容做好技术论证工作。

一般要求报价单位不少于三家，以报价最低的原则确定成交供应商。

第十七条  工程类项目施工单位的选定

工程类分散采购项目，通过公开招标的方式遴选三至四家工程质量、信誉较好的施工单位。

工程项目的分散采购由项目管理部门通过摇珠或根据项目具体情况安排施工单位，并在政府统一发布的预算定额基础上，下浮一定比例进行结算。

第十八条  分散采购项目的合同审批表及合同原件由采购办存档，项目申请报告批件、采购过程记录等资料按学院档案管理相关规定由各部门存档备查，存档时间不少于3年。

第十九条  各部门不得将应以集中采购方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式、理由规避集中采购。在一个季度内，采用分散采购方式重复采购相同货物、服务、工程项目两次以上、资金总额超过集中采购数额标准的，视为化整为零规避集中采购。

第六章  采购信息公告

第二十条  公告地点

属政府集中采购的项目，在广东省政府采购网、政府采购相关公共交易平台上公告；属院内集中采购的项目，在招标代理机构网站和学院校园网上公告；

第二十一条  公告时间

属政府集中采购项目的信息公告时间，按政府采购有关规定执行；属院内集中采购项目的招标信息公告时间不得少于五日，中标结果公告时间不得少于三日。

第七章  采购合同审核签订、验收与结算

第二十二条  采购项目在中标成交通知书发出之日起三十日内，应按招标文件及采购过程中确定的事项签订采购合同。

（一）合同审核签订

1、合同签订采用会审制，会审过程中参与的部门及相关人员如表5所示，会审部门职责见表3。

表5                    合同签订过程中参与部门与人员

2、合同主办部门应根据招标结果，在公告结束3日内完成合同文本的起草。会审部门自收到送审合同文本与资料之日起，应在2个工作日内完成审核会签工作。

3、合同金额由两个或两个以上项目经费组成的：

（1）合同金额在5万元以下的，由资金所占比例大的使用部门和经费管理部门审核，采购办负责人审批签署；

（2）合同金额在5（含5万）-100万元的，由资金所占比例大的项目使用部门和经费管理部门、采购办等部门会审，资金所占比例大的项目使用部门主管院领导审批签署；

（3）合同金额在100万元以上（含100万元）的，由资金所占比例大的项目使用部门和经费管理部门、采购办等部门会审，资金所占比例大的项目使用部门主管院领导复审后，由学院法人审批签署。

4、事项审批与经费审批不统一的，合同由当事部门主管院领导审批签署。

（二）合同签订要求

1、符合以下情况之一的，必须以书面形式订立合同：

（1）单笔业务金额大于1万元的；

（2）有保证、抵押金或定金等担保的；

（3）有封样要求的；

（4）较长时间定点采购、服务、维修(护）等业务的；

（5）其它认为必须签订书面合同的。

2、不同类型的合同原则上采用相对应的国家有关部门统一制定的标准格式文本。合同一般具备标的品目、数量、单价、合同总金额，履行的期限、地点和方式，违约责任、解决争议的方式，履约金的数量，对方单位的名称、地址、代表人、联系电话、开户行、银行账号，订立合同的时间等主要条款。

3、合同审批和签署须由本人亲笔签字，不得以签字章或私人印章代替，合同审批表原件与合同正本一起归档管理。

4、合同文本原则上我方应持三份原件以上。

（三）合同用印

合同用印执行《广东交通职业技术学院经济类合同专用章管理办法》的规定，在履行合同审批签署并经印章保管人登记后用印。

（四）合同的变更与解除

在履行合同过程中，确需变更或解除的合同，应经双方协商后，按合同审批流程签订变更或解除合同。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分，与原合同具有同样的法律效力。

第二十三条 采购项目验收

采购项目完成或竣工后，应按采购合同的约定，由资产管理处组织验收，具体实施办法如下：

1、中型及以下采购项目，委托使用部门实施验收；

2、大型采购项目，经使用部门进行初步验收合格后，由资产管理部门委托项目经费管理部门实施验收；

3、重大型采购项目，经使用部门和项目经费管理部门进行初步验收合格后，由资产管理处实施验收；

4、验收工作完成后10天内，相关部门应向资产管理处提交中型及以上采购项目的验收报告，验收报告基本内容（详见《广东交通职业技术学院采购项目验收报告样板》（附件9））。

第二十四条   采购项目的结算

使用部门应按采购合同条款和学院财务有关规定办理结算，在合同期满或项目验收合格后，履约保证金经项目使用部门负责人确认后无息退还。

第八章  纪律与监督

第二十五条  采购办及其它部门直接或间接参与采购工作的人员，在采购过程中必须坚持公开、公平、公正的原则，不允许有私拆标书、透露采购信息或与投标人串通投标的行为，不得接受供应商的任何馈赠，不得参加供应商任何形式的宴请、娱乐、旅游等活动。

第二十六条  监察审计处依照相关的法规接受单位和个人对采购活动中违纪违规行为的投诉、举报，并进行核实、查处。

第二十七条  监察审计处、采购办在监督检查中，发现有违反相关规定的行为，由学院对主管人员及其他相关责任人依规给予处分，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

第九章  附  则

第二十八条  本办法若有与上级文件相抵触的条款，以上级文件规定为准。航海类的项目，同时参照质量体系管理办法执行。

第二十九条  本办法由学院采购办负责解释。

第三十条  本办法自2016年9月1日起执行。

附件：

附件1：广东交通职业技术学院采购工作管理流程;

附件2：广东交通职业技术学院采购项目立项论证流程;

附件3：广东交通职业技术学院采购项目立项论证方案样板;

附件4：广东交通职业技术学院采购项目计划表;

附件5：广东交通职业技术学院办公用品、设备申购表;

附件6：广东交通职业技术学院院内自行采购呈批表;

附件7：广东交通职业技术学院采购项目招标文件审批表;

附件8：广东交通职业技术学院集中采购实施流程;

附件9：广东交通职业技术学院采购项目验收报告样板;

广东交通职业技术学院

二0一六年八月二十九日

附件1 ：  

广东交通职业技术学院采购工作管理流程

附件2：

广东交通职业技术学院采购项目立项论证流程

（中型及以上采购项目使用）

备注：中型采购项目是指10-20万元（含10万元）的项目。

附件3： 

广东交通职业技术学院

 采购项目立项论证方案（样板）

项目名称：                                  

经 费 来 源：                               

财政资金批文号：                            

经费项目编码（院内）：                       

项目预算（万元）：                           

项目申报部门：                              

项目经办人及联系电话：                      

项目负责人：（签名）　　      　             

申报部门负责人：（签名）               　　  

填表日期：              年        月      日

（该样板仅供参考，可根据相应项目进行适当调整）

广东交通职业技术学院资产管理处编制

填表说明

1、本表适用于项目的采购前论证，需要通过资产管理处采购或招标的项目均需填写此表组织论证。

2、论证专家由5名或7名专家组成，每个项目需要2－3名与此项目有关的专业技术人员。如校内无相关专业技术人员时，需聘请校外专家参加论证工作。

3、项目组将专家名单报给项目申报部门，由项目申报部门建议专家组长，专家组长原则上由中层干部或副高以上职称者担任。

4、论证前，填写好本表并通过OA发给组长和项目申报部门负责人。

5、论证中，专家组成员代表学院，客观公正独立地对项目进行评价，项目组作为会议纪要。

6、论证后，由组长代表当场填写论证意见并签名。

7、如专家组没有修改意见，组长则可在每页下方指定位置签名，如有修改意见，项目组需根据专家意见进行修改后，连同会议纪要送专家组长签名。

8、项目论证后，项目需经项目经费管理部门负责人和项目主管院领导批准后执行。

9、本表作为存档材料，必须严谨。一旦签名，不得随意撤换和修改。

10、上述资料复印两份，原件交资产管理处组织采购，复印件由项目申报部门保存，需通过OA发一份电子稿给资产管理处和项目申报部门。

11、实施方案请如实填写，如页面不够，可另附页。

注：项目资金需经项目经费管理部门负责人和项目主管院领导审批。

附件4：

广东交通职业技术学院采购项目计划表-1

备注：1、政府集中采购项目是工程及实验室设备项目限额标准在50万元（含50万元）以上，其他项目限额标准为20万元（含20万元）以上。2、采购进口货物需特别说明。3、年初安排预算的采购项目，本表由项目经费管理部门于3月15日前提交;年中调整或追加预算和年初备选的采购项目，本表由项目经费管理部门于6月20前提交。

附件4：

广东交通职业技术学院采购项目计划表-2

附件5：   

广东交通职业技术学院办公用品、设备申购表

（第   季度）

                                              20    年     月    日

备注：1、协议采购项目填写。2、申请更换固定资产设备的须先办理报废手续。

附件6：

广东交通职业技术学院院内自行采购项目呈批表

备注： 1、经费来源属于财政资金的需填写资金批文号;2、项目类型指货物类、服务类或工程类项目;3、采购项目呈批时，须提交申请报告和用户需求书（技术参数）等材料；4、使用部门经办人为项目负责人。

附件7：

广东交通职业技术学院采购项目招标文件审批表-1

（中、小型项目使用）

备注：1、中型采购项目为10-20万元（含10万元）；小型采购项目为10万元以下。

附件7：

广东交通职业技术学院采购项目招标文件审批表-2

（大型项目使用）

备注：1、大型项目为20-100万元（含20万元）；2、会审部门负责人指经费管理部门和使用部门以及计划财务部门负责人。

附件7：

广东交通职业技术学院采购项目招标文件审批表-3

（重大型项目使用）

备注：1、重大型项目为100万元以上（含100万元）；2、会审部门负责人指经费管理部门和使用部门以及计划财务部门负责人。

附件8：

广东交通职业技术学院集中采购实施流程

附件9：

广东交通职业技术学院

采购项目验收报告（样板）

项目名称：                         

申请部门：                         

项目负责人：                       

联系电话：　　      　             

验收日期：　　      　             

（该样板仅供参考，可根据相应项目进行适当调整）

广东交通职业技术学院资产管理处编制

注：1、凡新建实训室或新开实验（训）项目，在验收时均需填写附件《广东交通职业技术学院新建实验（训）项目安全管理验收表》。2、中型以上项目验收报告原件由资产部门保存。